Erfahrungsberichte

„Endlich hat unsere Auftragsdokumentation Struktur!“

January 17, 2023
Laura Sophia Hauck
Flexible Einsätze und Notdienste gehören zum Arbeitsalltag im Familienunternehmen Wasser & Wärme Stimpfle. Unter dieser Schnelllebigkeit litt jedoch die Auftragsdokumentation. Lesen Sie jetzt, wie der Betrieb seine Dokumentation mit der Meisterwerk App ganz einfach strukturiert.

Wenn es um das Funktionieren der Heizung oder der Sanitäranlagen geht, ist die Kompetenz von Patrick Stimpfle und seinem Team gefragt. Meistens muss die siebenköpfige Belegschaft schnell handeln, damit Heizung und/oder Sanitäranlagen schnell wieder ordnungsgemäß funktionieren. Die Auftragsdokumentation und Kommunikation hat unter dem hektischen Alltag in der Vergangenheit oft gelitten. 

Wichtige Dokumente gehen im E-Mail-Postfach unter

Bevor Patrick Stimpfle die Meisterwerk App von seinem Netzwerk empfohlen worden ist, verschickten er und sein Team Fotos und Videos, die ihre Arbeit dokumentierten, per E-Mail. Auch Messenger-Apps wurden hierfür genutzt. Beide Methoden stellten sich jedoch als ungeeignet heraus: Dokumente gingen in der täglichen Flut an E-Mails unter oder wurden nicht ordnungsgemäß aus den Messenger-Diensten in die Dateiablage kopiert. 

Dies hat insbesondere auch den Vater von Patrick Stimpfle, zuständig für die Administration des Familienbetriebs, vor eine große Herausforderung gestellt. Schließlich mussten nachträglich alle Informationen zu den Kundinnen und Kunden zusammengesucht werden. „Wir haben viel Zeit damit verbracht, Fotos und Videos nachträglich zuzuordnen. Unsere Prozesse bei der Dokumentation waren sehr ineffizient“, berichtet Patrick Stimpfle, Geschäftsführer von Wasser & Wärme Stimpfle.

Im E-Mail-Postfach gehen wichtige Belege für die Auftragsdokumentation leicht verloren.
Im E-Mail-Postfach gehen wichtige Belege für die Auftragsdokumentation leicht verloren.

Kommunikationsschwierigkeiten in der Geschäftsführung

Im Heizungs- und Sanitärbereich hat der Familienbetrieb oft mit Notfällen zu tun. Das bedeutet: Es muss schnell gehandelt werden. „Einsätze wochenlang im Voraus zu planen, ist bei uns nicht möglich“, erklärt Patrick Stimpfle. „Flexibilität ist deshalb bei uns Grundvoraussetzung!“ Der Mangel an Struktur bei der Informationsbeschaffung und -sammlung konnte diesem Anspruch jedoch nicht genügen und führte oft zu Kommunikationsschwierigkeiten unter den Geschäftsführern. „Nicht nur die Dokumente waren unvollständig, auch bei der Kundenzuordnung hatten wir häufig Probleme“, erinnert sich Patrick Stimpfle.

Auch auf die Belegschaft hatte diese Kommunikationsschwierigkeit Auswirkungen. Oft kamen Rückfragen zu Aufträgen, wenn Informationen nicht auffindbar waren. „Das lag sicherlich auch daran, dass bei uns vieles noch auf Papier festgehalten wurde. Das ist nicht immer so übersichtlich. Aus diesem Grund habe ich mein Netzwerk gefragt, welche Softwarelösung sie nutzen, um ihre Kundenaufträge zu organisieren und die Betriebsabläufe zu strukturieren“, erzählt Patrick Stimpfle.

Schon in der kostenlosen Probezeit sind alle von der Meisterwerk App begeistert

Ein Netzwerkpartner hat Patrick Stimpfle die Meisterwerk App empfohlen. Nach einer Live-Demo entschied er sich kurzerhand dazu, die App im Betrieb kostenlos auszuprobieren. Ab dem ersten Tag profitierten er und seine Familie von der intuitiven Bedienung und der einfachen Auftragsverwaltung. Nicht nur Patrick Stimpfle ist überzeugt: Auch sein Vater, der die Materialbestellungen übernimmt, und die Belegschaft sind von den Vorteilen begeistert! 

Dank der Meisterwerk App hat Wasser & Wärme Stimpfle endlich Struktur in der Auftragsdokumentation.
Dank der Meisterwerk App hat Wasser & Wärme Stimpfle endlich Struktur in der Auftragsdokumentation.

Dank der Meisterwerk App ist die Administration von Wasser & Wärme Stimpfle perfekt strukturiert!

Bereits während der Testphase wird den Geschäftsführern von Wasser & Wärme Stimpfle bewusst, dass sie auf die Meisterwerk App nicht mehr verzichten möchten. Inzwischen ist sie ein fester Bestandteil des Betriebs. So dokumentieren die Technikerinnen und Techniker vor Ort den Fortschritt auf der Baustelle und die Verwaltung prüft die Dokumentation im Büro. „Dank der Meisterwerk App sparen wir alle Zeit, denn wir haben strukturierte Prozesse und kein Datei-Chaos mehr. Die Kundschaft freut das natürlich auch“, berichtet Patrick Stimpfle zufrieden.

Doch nicht nur die vereinfachte Dokumentation überzeugen Patrick Stimpfle und seinen Bruder, mit dem er sich die Geschäftsführung teilt. Auch die Einsatzplanung läuft besser. „Ich weiß immer, auf welchen Baustellen unsere Mitarbeitenden gerade sind und welche Aufgaben dort anstehen. So kann ich im Notfall selbst schnell reagieren“, erzählt Patrick Stimpfle. Inzwischen nutzt das Team auch die Auftragszeiterfassung. „Die digitale Stechuhr ist sehr praktisch für den Nachweis der geleisteten Arbeitszeit bei den Kundinnen und Kunden. Und bei der Abrechnung sparen wir durch diese Funktion nochmals viel Zeit!“ 

Sorgen auch Sie für eine strukturierte Auftragsdokumentation mit der Meisterwerk App

Dateien, Fotos oder Videos lassen sich ganz einfach Aufträgen zuordnen –  in der Meisterwerk App!
Dateien, Fotos oder Videos lassen sich ganz einfach Aufträgen zuordnen –  in der Meisterwerk App!

Sie verschicken Fotos und Videos Ihrer Einsätze noch über Messenger-Apps oder per E-Mail? Für die saubere Dokumentation Ihrer Aufträge wird dies schnell zum Hindernis, wenn Dateien nicht ordentlich abgelegt oder den Kundinnen und Kunden zugeordnet werden.

Kein aufwendiges Suchen nach Dateien mehr! Dank der Meisterwerk App bilden Sie und Ihr Team den gesamten Dokumentationsprozess übersichtlich in einer Anwendung ab. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Einsätze. Außerdem wissen Sie jederzeit, welche Informationen bereits abgelegt sind und welche Dokumente noch fehlen.

Über Wasser und Wärme Stimpfle:


Der Betrieb Wasser und Wärme Stimpfle aus Tussenhausen übernimmt Notdienste bei Wasserschäden und Rohrbrüchen in Bayern. Die siebenköpfige Belegschaft kümmert sich darum, dass Kundinnen und Kunden ihre Sanitäranlagen und Heizungen schnell wieder ordnungsgemäß nutzen können. Patrick Stimpfle engagiert sich außerdem als Ausbilder im Bereich SHK bei der Handwerkskammer für Schwaben in Kempten.
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