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Personalplanung mit Meisterwerk

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Informations-Autobahn Personalplanung

Komplex ist die Personalplanung zum einen, da Informationen auf unterschiedlichsten Kanälen zum Personalplaner oder der Personalplanerin gelangen. Während sich früher die Kommunikation auf Post, Fax und Festnetztelefon beschränkt hat, läuft der Austausch mit KundInnen und KollegInnen hauptsächlich per E-Mail, Messenger oder dem Handy. Statt fester Bürozeiten ist jeder quasi zu jeder Tageszeit immer und überall erreichbar. Das führt oft dazu, dass von den Personalplanern eine unmittelbare Antwort erwartet wird. So bleibt diesen nur wenig Zeit, die neuen Informationen aus den unterschiedlichen Kanälen einzusammeln und dann mit der bestehenden Personalplanung abzugleichen.

Digitale Hilfsmittel - das A und O für die Personalplanung

Damit das funktioniert, brauchen Personalplaner und Personalplanerinnen erstmal den nötigen Überblick. Diesen verschaffen Personalplaner-Apps, die für die Personalplanung spezifisch entwickelt wurden. Aber auch Standardprogramme wie Excel und Google Sheets eignen sich anstelle einer Personalplanungs-App. Google Sheets hat dabei den Vorteil, dass auf die Personalplanungs-Tabelle im Anschluss von überall aus zugegriffen werden kann.

Damit sind aktuelle Informationen zu jederzeit und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt verfügbar. Nachteilig ist allerdings sowohl in Excel wie auch bei Google Sheets, dass selbst mit einer gelungen Vorlage zahlreiche Informationen vom Personalplaner oder der Personalplanerin händisch eingegeben und bei Änderungen wieder angepasst werden müssen. Im Gegensatz dazu sind Personalplaner-Apps nicht kostenlos, bieten aber sehr viel mehr Funktionen: automatisierte Updates an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, digitale Dokumentation der Aufträge und alle Informationen gebündelt an einer Stelle.

Personalplanung mit Meisterwerk

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Ist Personalplanung in allen Branchen gleich?

Die Antwort lautet ja und nein. Wie oben erwähnt soll Personalplanung effizient und flexibel sein. Wenn es darum geht, welche Informationen die Personalplaner den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen sollen, dann gibt es allerdings grosse Unterschiede. Personalplanung im Handwerk hat zum Beispiel andere Anforderungen als Personalplanung in der Gastronomie. Der Kellner will wissen von wann bis wann seine Schicht geht und für welche Tische er zuständig ist. Der Monteur braucht jedoch ganz andere Informationen. Hat sich die Adresse des Kunden geändert? Werden die Informationen zur Historie des Auftrags benötigt? Wie so oft steckt der Teufel hier im Detail. Mag im Fall des Kellners die Personalplanung in Tabellenform ausreichend sein, benötigt der Handwerksbetrieb wohl einen grösseren Funktionsumfang wie ihn eine Personalplaner-App bietet.