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Ausgangslage: Tageszettel, die mit der Post kamen
Den Betrieb gibt es seit über 30 Jahren, Jürgen Engelmayr hat ihn selbst gegründet. Zwei Firmen gehören ihm: eine Hausverwaltung und ein kleiner Gartenbaubetrieb, der die Objekte dieser Verwaltung pflegt. Grünpflege, Hecke schneiden, Reinigung, Treppenhausreinigung, dazu klassische Gartenarbeit wie Ein- und Abfahrten. Drei Gärtner, jeden Tag an anderen Objekten.
Gesteuert wurde das jahrzehntelang von Hand. Früher fuhr Engelmayr jeden Morgen ins Lager, verteilte die Arbeit und nahm abends die Rapporte in Empfang: „Früher musste ich zu Hause sein, um ans Lager zu gehen und abends die Rapporte in Empfang zu nehmen.“ Später kamen die Tageszettel wöchentlich mit der Post. Ein bekanntes Gartenbau-Fachprogramm hatte der Betrieb zwar, doch genau das, was im Alltag fehlte, bot es nicht: die Formulare digital hin und her zu schicken.
Die Umstellung: Formulare digital, Steuerung an einem Ort
Seit rund einem Jahr koordiniert Jürgen Engelmayr seine drei Gärtner über die Handwerkersoftware Meisterwerk. Er plant die Aufträge und schickt sie an sein Team, das den Tag in der App sieht. Draußen füllen sie Rapporte und Zeiten direkt am Handy aus: „Meine Gärtner kriegen ihre Aufträge über Meisterwerk. Sie machen die Rapporte und füllen auch die Zeiten aus, mit dem Handy, von unterwegs, jeden Tag.“ Die Zeiterfassung war vorher der wunde Punkt: Das große Fachprogramm konnte das zwar, war für drei, vier Leute aber überdimensioniert und teuer, also lief es von Hand. Heute addiert die App die Zeiten sauber zusammen, Jürgen Engelmayr hat seine Monatsliste an einem Ort.
Die Einführung im Team blieb unaufgeregt, eine eigene Schulung war gar nicht nötig. „Man braucht keine Lehrgänge, um Meisterwerk bedienen zu können. Das ist sehr wichtig für ein solches Programm“, sagt Engelmayr.
Ergebnis: den Betrieb zentral steuern, ohne Papier
Der spürbarste Unterschied liegt für Engelmayr in der zentralen Steuerung. Da er nicht mehr in Vollzeit arbeitet, führt er den Betrieb oft von seinem zweiten Domizil in Norddeutschland: Morgens tragen sich die Gärtner in die Zeiterfassung ein, und er sieht in Echtzeit, wo sie sind und was ansteht. Früher holte er die Rapporte vor Ort ab oder ließ sie sich per Post schicken. Das spart, wie er sagt, das „ständige Hin und Her“.
„Ich schicke die Arbeit über das Programm, die Leute stellen die Rapporte wieder rein, und ich kann von hier aus die Rechnungen machen. Das wäre früher gar nicht möglich gewesen.“ Jürgen Engelmayr, Inhaber Garten- und Landschaftsbau Engelmayr GmbH
Nach harten Zahlen gefragt, bleibt er ehrlich zurückhaltend und spricht von einer erheblichen Einsparung, ohne sie in Stunden zu fassen. Wichtiger ist ihm ein anderer Punkt, den er mehrfach betont: dass die App einfach bleibt. Werde ein Programm zu umfangreich, wisse man schnell nicht mehr, wie es geht. Für einen Gärtner sei die Software ohnehin nicht das Hauptwerkzeug, sie soll nebenher laufen. Genau das schätzt er an Meisterwerk: bewusst reduziert und einfach zu bedienen.
„Ein Programm sollte man nicht zu kompliziert machen, und das finde ich bei Meisterwerk sehr gut.“ Jürgen Engelmayr, Inhaber Garten- und Landschaftsbau Engelmayr GmbH
Worauf es beim Gartenbau für die eigene Hausverwaltung ankommt
Ein Pflegebetrieb, der die Objekte einer Hausverwaltung betreut, tickt anders als ein reiner Neubau-Gartenbau: viele wiederkehrende Aufträge, verteilt auf viele Objekte, ein Inhaber, der nicht ständig vor Ort ist. Was hier zählt, hat der Betrieb im Alltag erlebt:
- Formulare digital statt auf Papier. Auftrag raus, Rapport zurück, beides digital im selben System. Kein Abholen von Tageszetteln, kein Postweg.
- Zentrale Steuerung an einem Ort. Planung, Zeiten und Rapporte laufen zusammen, abrufbar auch aus der Ferne.
- Zeiterfassung, die zum kleinen Team passt. Nicht die Großbaustellen-Lösung, sondern eine, die drei, vier Leute im Alltag wirklich nutzen.
- Einfach genug fürs Nebenbei. Für einen Gärtner ist die Software Nebensache. Sie muss ohne lange Schulung laufen, sonst wird sie nicht benutzt.
Mehr zum Thema: Wie digitale Rapporte im Alltag laufen, erklärt Mit digitalen Rapportzetteln den Überblick behalten. Was eine Software für Gartenbau und Hausverwaltung können muss, steht in Software GaLaBau und Software für Hausverwaltung. Ein weiterer Grünpflege-Betrieb mit Meisterwerk: Baumpflege Riedel.
Über den Betrieb
Die Garten- und Landschaftsbau Engelmayr GmbH in Eislingen ist Teil der Engelmayr Gruppe, die neben dem Gartenbau auch eine Hausverwaltung betreibt. Den Betrieb gibt es seit über 30 Jahren, Inhaber Jürgen Engelmayr hat ihn selbst gegründet und führt ihn heute aus dem Ruhestand heraus weiter, reduziert und ortsunabhängig. Der Gartenbau arbeitet mit rund drei Mitarbeitenden und pflegt vor allem die Objekte der eigenen Hausverwaltung.
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