Inhaltsverzeichnis

 

Zusammenfassung

Das Wichtigste in Kürze

  • Mit Meisterwerk holt sich die Sportmechanik Hamburg rund 5 Stunden Büroarbeit pro Woche zurück: 3 bis 5 Minuten weniger Vor- und Nacharbeit pro Auftrag, bei 40 bis 60 Aufträgen die Woche.
  • Außendienst und Innendienst arbeiten in einer App: Planung, Zeiterfassung, Fotodokumentation und Rechnung an einem Ort, statt über iPhone-Kalender und ein separates Warenwirtschaftssystem.
  • Inhaber Kevin Jauchs Fazit nach rund einem Jahr: „Die beste Entscheidung für uns gewesen.“

 

Ausgangslage: fünf Monteure, ein Kalender, verschwundene Termine

„Wir reparieren, damit sie trainieren.“ Unter diesem Motto rückt die Sportmechanik Hamburg aus, sobald bei den Kunden ein Fitnessgerät streikt. Der Betrieb wartet, repariert und montiert Sportgeräte und baut komplette Fitnessstudios auf. 70 Prozent des Geschäfts sind Privatkunden, dazu hochwertige Studios, in denen schnell über 100.000 Euro Equipment stehen und ein einzelner Regler einfach funktionieren muss.

Geplant wurde jahrelang über den Apple-Kalender und ein separates Warenwirtschaftssystem. Das ging, aber es wurde eng, sobald mehrere Monteure gleichzeitig unterwegs waren.

„Wenn du fünf Außendienstler hast und der Kalender synchronisiert nicht richtig, dann verschwinden Termine.“ Kevin Jauch, Inhaber Sportmechanik-Hamburg e.K.

 

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Die Umstellung: mit Ansage durchgezogen

Seit August 2025 laufen Planung, Zeiterfassung, Formulare und Rechnung über Meisterwerk. Die acht zeitgebundenen Mitarbeiter arbeiten in der App, je nach Auftrag mit Handy oder Tablet. „Über das Tablet sind 50 Geräte einfacher zu erfassen als über das Handy“, erklärt Jauch. Dokumentiert wird direkt von unterwegs.

Begeistert war zuerst niemand. „Am Anfang war es schwierig“, sagt Jauch offen. „Ich bin auf viel Gegenwind gestoßen.“ Ein neues Gerät, eine neue App, eine neue Schulung: die typische Hürde. Jauch zog es trotzdem durch.

„Mitarbeiter denken immer: Was für einen Benefit habe ich davon? Erst als sie gemerkt haben, was es für sie bedeutet, haben sie sich davon gelöst.“ Kevin Jauch, Inhaber Sportmechanik-Hamburg e.K.

Nach rund einem Monat Umstellung und etwa drei Monaten bis zur echten Akzeptanz kippte die Stimmung. „Wir haben letzte Woche noch darüber gesprochen, es ist die beste Entscheidung für uns gewesen.“ Gewachsen ist der Betrieb dabei eng mit dem Anbieter: „Wir hatten sehr viele Anforderungen, weil wir sehr nischig arbeiten. Das wurde gut abgepuffert, und wir haben schnelle Fortschritte gemacht.“

Das Ergebnis: die Brücke zwischen Außen- und Innendienst

Der größte Hebel liegt für Jauch nicht in einer einzelnen Funktion, sondern im Zusammenführen:

„Das Zusammenführen von Außendienst und Innendienst, diese Brücke der Dokumentation, ist ein Riesengewinn. Der Innendienst kann schnell zugreifen, wir arbeiten extrem viel mit Fotos, und das macht Meisterwerk super.“ Kevin Jauch, Inhaber Sportmechanik-Hamburg e.K.

Für die Monteure heißt das: Schluss ist Schluss. „Sobald sie die Berichte hochgeladen haben und ihren Tag durch haben, haben sie auch Feierabend. Das ganze Gewusel ist weg und deutlich strukturierter.“ Vorher liefen mehrere Systeme parallel. „Das war irgendwann einfach nicht mehr schön. Mit Meisterwerk haben wir das jetzt gut gelöst.“

Rechnen lässt sich der Effekt auch: Pro Auftrag spart der Betrieb in Vor- und Nacharbeit drei bis fünf Minuten. „Das sind rund fünf Stunden in der Woche, allein was das Hochladen und die Informationsweitergabe angeht. 20 Stunden im Monat.“ Dazu kommt die Steuerung: „Für mich als Steuerinstrument ist das super einfach. Ich sehe die Auslastung, ich sehe, wo die Mitarbeiter sind.“

 

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Worauf es bei Service und Montage ankommt

Wer im Außendienst repariert und montiert, verliert Zeit vor allem an einer Stelle: zwischen Baustelle und Büro. Wird ein Einsatz auf Papier oder im privaten Kalender notiert, muss ihn jemand nacherfassen, Fotos hinterherschicken, Rückfragen klären. Genau diese Lücke schließt eine gemeinsame App: Auftrag, Fotos und erfasste Zeit landen sofort dort, wo das Büro sie sieht. Für einen Betrieb mit mehreren parallel fahrenden Monteuren ist die verlässliche Synchronisation kein Komfort, sondern die Grundlage. Verschwundene Termine kosten sonst echtes Geld.

Mehr zum Thema: Warum Wartung planbaren Umsatz bringt, liest du in Instandhaltung als planbare Umsatzchance im Handwerk. Was ein Rechnungsprogramm heute leisten muss, zeigt Rechnungsprogramm Handwerk: Was es 2026 leisten muss. Wie ein Betrieb für Automatiktüren 30 bis 50 Aufträge pro Woche ohne Zettel plant, liest du bei Servicetechnik Potz.

Über den Betrieb

Die Sportmechanik-Hamburg e.K. wurde am 19. September 2019 von Kevin Jauch gegründet und ist auf alles rund um Sportgeräte spezialisiert: Wartung, Reparatur und vor allem Montage. Neben Privatkunden (rund 70 Prozent) baut der Betrieb komplette Fitnessstudios auf und ist zudem qualifizierter Hyrox-Partner. Intern setzt Jauch auf ein skandinavisch geprägtes Prinzip: „Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit stehen dahinter. Der Kalender ist so angepasst, wie der Mitarbeiter es mit seinem Privatleben vereinbaren kann, freitags ist immer ein kürzerer Tag.“

 

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Häufige Fragen

 

Welche Software nutzt die Sportmechanik Hamburg für Planung und Dokumentation?

Meisterwerk. Der Betrieb plant Einsätze, erfasst Zeiten, dokumentiert Aufträge mit Fotos und schreibt Rechnungen in einer App, statt wie früher über getrennte Systeme.

Was hat sich seit der Umstellung konkret verändert?

Außen- und Innendienst arbeiten auf demselben Stand. Das Büro sieht in Echtzeit, was draußen passiert; die Monteure haben Feierabend, sobald der Bericht hochgeladen ist. Pro Auftrag spart der Betrieb 3 bis 5 Minuten in der Vor- und Nacharbeit.

Wie lange hat die Einführung gedauert?

Etwa ein Monat für die technische Umstellung, rund drei Monate bis zur vollen Akzeptanz im Team. Danach war die Rückmeldung eindeutig: „die beste Entscheidung für uns“.

Lohnt sich das auch für einen kleinen Service- und Montagebetrieb?

Ja. Gerade wenn mehrere Monteure gleichzeitig unterwegs sind, verhindert eine gemeinsame App verschwundene Termine und doppelte Nacherfassung. Jauchs Empfehlung: „Jeder sollte an seinem internen Management arbeiten. Meisterwerk ist dafür der richtige Weg.“

Welche Software eignet sich für Wartung und Service?

Für Service- und Wartungsbetriebe zählt, dass Einsatzplanung, Zeiterfassung und die Dokumentation vor Ort zusammenlaufen. Meisterwerk bündelt genau das in einer App: Aufträge planen, Zeiten erfassen, mit Fotos dokumentieren und abrechnen. Die Sportmechanik Hamburg wickelt darüber Wartung, Reparatur und Montage von Sportgeräten ab.

Taugt die Software auch für wiederkehrende Serviceeinsätze mit mehreren Monteuren im Außendienst?

Ja. Jeder Monteur sieht seine Einsätze mobil, dokumentiert direkt beim Kunden und spielt den Bericht ans Büro zurück. Der Innendienst arbeitet in Echtzeit auf demselben Stand, statt Infos hinterherzutelefonieren. Bei der Sportmechanik Hamburg spart das rund 5 Stunden Büroarbeit pro Woche.

 
Eva-Maria Morton de Lachapelle |

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