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Ausgangslage: Einsatzplanung über Outlook
Die Sen Rolladen GmbH gibt es seit rund neun Jahren, sie baut Fertigelemente rund ums Haus: Rollläden, Markisen, Fenster, alles außer Velux-Dachfenstern. Hacer Sen, die im Betrieb die kaufmännischen und administrativen Aufgaben verantwortet, macht den Anspruch an die eigene Arbeit klar: „Wir sind ein Handwerksbetrieb, wir müssen den Kunden glücklich machen. Ganz klar ist das Service, dass wir pünktlich sind, und natürlich die Qualität der Arbeit.“
Geplant wurde all das früher über Outlook. Solange man nur einen Kalender teilt, reicht das. Für einen Handwerksbetrieb stößt so ein Werkzeug aber schnell an Grenzen. „Es wurde viel gesucht, weil Outlook einfach nicht dafür gemacht war. Zu große Dateien mussten erstmal verkleinert werden.“ Dazu kam die Zettelwirtschaft nach draußen: „Die Monteure haben von uns einen Plan gekriegt, Papier mit vielen Informationen, die wir nachher wieder übernommen haben. Das war alles nicht digitalisiert.“
Die Umstellung: ein System für Planung, Auftrag und Status
Seit November 2025 steuert der Betrieb seine Einsätze über Meisterwerk, konkret über Kalender und Planung. Wer gerade im Büro sitzt, übernimmt die Auftragserfassung und die Planung, Inhaber Ümit Sen plant selbst mit, ist aber viel im Außendienst und bei Bauabnahmen. Die Montageteams sind mit dem Handy unterwegs und melden ihre Aufträge direkt zurück.
Der entscheidende Unterschied für das Büro ist der Auftragsstatus über Farben. „Wenn ein Auftrag fertig ist und auf fertig gestellt wird, ist das grün. Das heißt für uns im Büro: okay, fertig, wir schauen, was gemacht wurde und schreiben die Rechnung.“
Welche Status es gibt und welche Farbe sie tragen, legt jeder Betrieb selbst fest, passend zu den eigenen Abläufen. Der Status trägt aber nur, wenn das Team ihn pflegt: „Da müssen alle Mitarbeiter mitwirken, damit wir im Büro keine Nacharbeiten haben und nichts nachforschen müssen.“ Im Tagesgeschäft klappt das, weil ohnehin am selben Tag abgeschlossen wird: „Auch wenn es nicht sofort passiert, sehen wir es spätestens bei der Übergabe zum Feierabend, dann gehen wir alles durch.“
Meisterwerk-Funktion: Betriebsinterne Prozesse
Eigene Auftrags- und Terminstatus mit Farbcodierung anlegen, genau nach den Abläufen im Betrieb, zum Beispiel „Notfall“, „Wichtig“ oder „Fertig, Rechnung stellen“. Alle Beteiligten sehen den Status in Echtzeit, das Büro erkennt sofort, was abgerechnet werden kann.
Was dabei verschwunden ist: der Papierstapel. „Als wir das über Outlook gemacht haben, hatten wir viel Papierkram. Bei uns ist das jetzt wirklich komplett papierlos geworden.“ Für die tägliche Arbeit reicht der Blick in die Software: „Mir reicht es, wenn ich mir im Meisterwerk die Planung angucke und den Kunden antippe, weil ich inhaltlich alles in der App sehe.“
Die Einführung: leichter, weil ein Teil des Teams Meisterwerk bereits kannte
Die Umstellung lief unaufgeregt, auch weil Erfahrung im Team schon da war. „Eigentlich sehr gut, weil wir zwei Mitarbeiter haben, die Meisterwerk sowieso kannten. Die haben schon ein paar Jahre in anderen Betrieben damit gearbeitet.“ Lernen mussten vor allem der Chef und die Kollegen im Büro. Kleinere Anfangsfehler seien normal: „Manchmal passieren Fehler, wenn man was erfasst, aber das sind Kleinigkeiten, weil man das Know-how noch nicht hat. Das kommt dann mit der Zeit.“ Hacer Sen selbst kennt Meisterwerk seit rund dreieinhalb Jahren aus einem zweiten Betrieb, in dem sie ebenfalls arbeitet, genau daraus entstand die Idee, die App auch hier einzuführen.
Ergebnis: mehr Übersicht, weniger Suchen
Eine harte Stundenzahl will Hacer Sen bewusst nicht nennen, dafür betreffe die Ersparnis zu viele Bereiche gleichzeitig. Die Richtung ist aber eindeutig: „Man spart auf jeden Fall gewaltig mehr Zeit als mit Outlook. Bei Outlook musste man vieles abtippen, da war nichts vorgegeben wie jetzt im Meisterwerk mit Name, Adresse und so weiter. In dem Fall ist das im Meisterwerk einiges strukturierter.“
Der Effekt bleibt nicht auf einen Bereich beschränkt: „Auch der Monteur schafft sich Zeit, und wir hier im Büro sparen uns Zeit. Man sucht sich nicht mehr so viel.“ Am konkretesten macht es Hacer Sen an der Auftragsanlage fest: „Ich brauche jetzt nur noch den Namen von einem Kunden einzugeben, und der gibt mir das direkt vor. Bei Outlook waren viele Funktionen gar nicht möglich.“
Mehr zum Thema: Was eine Software für Rollladenbauer können muss, zeigt Rollladenbauer Software: Aufmaß, Varianten und Wartung. Wie der Weg ins papierlose Büro gelingt, steht in Das papierlose Büro im Handwerk. Abläufe Schritt für Schritt verbessern: Prozessoptimierung im Handwerk.
Über den Betrieb
Die Sen Rolladen GmbH ist ein seit rund neun Jahren bestehender Rollladen- und Sonnenschutzbetrieb mit 18 Mitarbeitenden. Der Betrieb liefert und montiert Fertigelemente rund ums Haus: Rollläden, Markisen und Fenster, mit saisonalem Schwerpunkt auf Markisen im Sommer und Rollläden das ganze Jahr. Geführt wird er von Ümit Sen, die kaufmännische und administrative Seite verantwortet Hacer Sen.
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