Inhaltsverzeichnis

 

Zusammenfassung

Das Wichtigste in Kürze

  • Rund 2 Stunden pro Woche weniger Zettelarbeit mit Meisterwerk: Servicetechnik Potz aus Much plant 30 bis 50 Wartungen und Einzelaufträge pro Woche digital statt auf Papier.
  • Wie: Inhaber Gordon Potz plant im Büro und hängt Pläne und Unterlagen direkt an den Termin. Seine fünf Techniker arbeiten die Aufträge in der App ab. Kein Ausdrucken, kein Einscannen am Abend.
  • Beleg: „Ich muss nicht mehr warten, dass die Zettel abgegeben werden. Ich sehe, wenn die Termine fertig sind, dann kann das Büro schon mal machen.“

 

Ausgangslage: Aufträge drucken, Zettel einsammeln, abends einscannen

Automatiktüren, Zutrittskontrollen, Feststellanlagen, Rauchabzug: Was Servicetechnik Potz einbaut, muss im Ernstfall funktionieren. Entsprechend viel Wartung steht im Kalender, dazu kommen Einzelaufträge, zusammen 30 bis 50 pro Woche. „Manchmal nur einen Tag, manchmal zwei Tage. Auch viele Wartungen“, sagt Gordon Potz. Der gelernte Elektriker hat sich 2015 selbstständig gemacht, heute arbeiten fünf Mitarbeiter im Betrieb.

Organisiert wurde lange klassisch. „Alles in Papierform“, erklärt der Unternehmer.

„Die Aufträge gedruckt, angelegt, und dann haben die Jungs die Leistungsnachweise händisch geschrieben und mit reingebracht.“ Gordon Potz, Inhaber Servicetechnik Potz

Geplant wurde jeden Tag neu, morgens oder abends, und für jeden Techniker ein Zettel. Das Büro konnte erst weitermachen, wenn die Nachweise zurück waren. Und dann ging es erst richtig los: „Wenn du die Zettel oder die Leistungsnachweise jeden Abend bekommst, musst du die einscannen, musst du bearbeiten.“

 

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Die Umstellung: im Büro planen, Dateien an den Auftrag, fertig

Seit rund einem halben bis dreiviertel Jahr plant Gordon Potz mit Meisterwerk. Er nutzt bewusst nur die Kalenderplanung. „Das reicht.“ Der Ablauf ist einfach:

„Ich kann im Büro planen, kann den Jungs alle Dateien hochladen, die sie brauchen, und dann arbeiten die die ab und fertig.“ Gordon Potz, Inhaber Servicetechnik Potz

Pläne, Unterlagen, Infos zur Anlage hängen direkt am Termin. Niemand muss vor der Tour noch ins Büro, um Papier abzuholen.

Beim Team lief die Einführung unterschiedlich schnell. „Der eine hat es einfacher verstanden, der andere ein bisschen schwieriger“, sagt der gelernte Elektriker. Heute kommen alle zurecht: „Die App ist logisch und einfach aufgebaut.“ Und wenn doch mal etwas hakt? „Alle Fragen, die ich mal hatte, wenn irgendwas nicht geklappt hat, das kann man ja wunderbar direkt online lösen.“

Das Ergebnis: Das Büro legt los, sobald der Termin erledigt ist

Der größte Unterschied für Potz: Er wartet nicht mehr.

„Ich muss nicht mehr warten, dass die Zettel abgegeben werden. Ich sehe jetzt, wenn die Termine fertig sind, dann kann das Büro schon mal machen.“ Gordon Potz, Inhaber Servicetechnik Potz

Das abendliche Einscannen fällt weg, die Infos liegen schon digital vor. Seine Schätzung: „Schon eine Zeitersparnis, zwei Stunden die Woche mal locker.“

Große Versprechen macht Potz nicht. Ob die App einen Betrieb wachsen lässt, hänge an vielen anderen Faktoren. Sein Fazit ist nüchterner und deshalb glaubwürdig: „Es macht auf jeden Fall die Sache für die Mitarbeiter einfacher und für mich auch.“

 

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Worauf es bei Wartung und Service ankommt

Wer viel wartet, hat viele kleine Termine, oft bei denselben Kunden, verteilt über Wochen. Auf Papier heißt das: Jeder Einsatz wird doppelt angefasst, einmal beim Ausdrucken, einmal beim Abtippen oder Einscannen. Genau da geht die Zeit verloren, nicht auf der Baustelle. Eine gemeinsame Planung mit Unterlagen am Termin spart beide Schritte. Der Techniker hat alles dabei, das Büro sieht sofort, was erledigt ist.

Mehr zum Thema: Was in ein Wartungsprotokoll gehört und wie sich Wartung von Inspektion unterscheidet, erklärt Wartung, Inspektion & Co + Vorlage fürs Wartungsprotokoll. Warum Wartungsverträge planbaren Umsatz bringen, steht in Instandhaltung als planbare Umsatzchance. Ein weiterer Servicebetrieb mit vielen Wartungen: Sportmechanik Hamburg.

Über den Betrieb

Servicetechnik Potz sitzt in Much im Rhein-Sieg-Kreis. Gordon Potz, gelernter Elektriker mit mehreren Jahren in leitender Position, hat den Betrieb 2015 gegründet. Das Team kümmert sich um Türtechnik (Schiebe- und Drehflügeltüren), Zutrittskontrollen, Brandschutz und Entrauchung, Flucht- und Rettungswegtechnik und Feststellanlagen, von der Installation bis zur regelmäßigen Wartung.

 

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Häufige Fragen

 

Welche Software nutzt Servicetechnik Potz für die Auftragsplanung?

Meisterwerk, genauer die Kalenderplanung. Gordon Potz plant Wartungen und Einzelaufträge im Büro und hängt die nötigen Dateien direkt an den Termin. Seine Techniker arbeiten die Aufträge in der App ab.

Was hat sich gegenüber der Arbeit mit Papier verändert?

Aufträge werden nicht mehr ausgedruckt, Leistungsnachweise nicht mehr abends eingesammelt und eingescannt. Bei 30 bis 50 Aufträgen pro Woche sieht das Büro sofort, wenn ein Termin erledigt ist, und kann direkt weitermachen. Potz schätzt die Ersparnis auf rund zwei Stunden pro Woche.

Muss man alle Module nutzen, damit sich die Umstellung lohnt?

Nein. Servicetechnik Potz nutzt nur die Kalenderplanung, ohne Zeiterfassung. Für den Umstieg vom Papier hat das gereicht.

Wie schnell kommen Techniker mit der App zurecht?

Unterschiedlich, je nach Mitarbeiter. Laut Gordon Potz ist die App aber „recht logisch und einfach aufgebaut“, heute arbeitet das ganze Team damit.

 
Eva-Maria Morton de Lachapelle |

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