Die Personaleinsatzplanung im Handwerk gestaltet sich schwieriger denn je. Und das obwohl Handwerkerinnen und Handwerker so gefragt sind wie nie zuvor. Was macht denn nun die Einsatzplanung in Handwerksbetrieben so kompliziert? Zum einen ist es der Fachkräftemangel und zum anderen fehlt Zeit für die Personalplanung der Handwerkerinnen und Handwerker, weil generell der administrative Aufwand gestiegen ist. Verbessern lässt sich diese Situation allerdings mit digitalen Hilfsmitteln wie Personaleinsatzplanungs-Apps.
“Uns fehlen im Handwerk 250’000 Fachkräfte”, erklärt Hans Peter Wollseifer, Präsident des Zentralverbands des deutschen Handwerks in einem Interview mit dem Tagesspiegel. Dieser Fachkräftemangel hat zur Folge, dass Betriebe oft händeringend nach qualifizierten Mitarbeitern suchen, was die Einsatzplanung im Handwerk extrem kompliziert macht. Denn an Aufträgen fehlt es den Betrieben derzeit nicht. Im Gegenteil - der ungebrochene Bauboom beschert der Branche prall gefüllte Auftragsbücher. Ein Dilemma für die Personaleinsatzplanung in den Handwerksbetrieben: zu viele Aufträge, zu wenig Handwerker. Für die Personalplanung in den Handwerksbetrieben bedeutet das, oftmals mit zu wenig Ressourcen zurechtkommen zu müssen. Die Einsatzplanung im Handwerk muss deshalb möglichst effizient und genau erfolgen. Dennoch geht die Personaleinsatzplanung der Handwerker zum Teil viele Wochen in die Zukunft und Kundinnen oder Kunden müssen dadurch mit langen Wartezeiten rechnen. Handwerksblatt.de berichtet im Juli 2020, dass im Bauhandwerk die Auftragsreichweite mit elf Wochen einen Höchststand erreicht hat. Aus diesem Grund lohnt es sich, in die effiziente Personalplanung zu investieren, zum Beispiel mit einer Personaleinsatzplanungs-App. Doch auch andere Faktoren sprechen für solche digitale Personalplanungs-Lösungen im Handwerk.
Nicht nur der Fachkräftemangel bereitet der Personalplanung im Handwerk Mühe, auch der steigende Verwaltungsaufwand. Oftmals wird von Behörden und Institutionenen mehr Dokumentation verlangt. Das betrifft nicht nur die Personalplanung der Handwerker, sondern den gesamten Arbeitsprozess. Zusätzlich erhalten die Handwerksbetriebe immer mehr Anfragen auf ihren digitalen Kanälen, vor allem per E-Mail. Kundinnen sowie Kunden neigen dazu, mehrere, schriftliche Angebote einzuholen und Preise zu vergleichen, bevor sie sich für einen Handwerker entscheiden. Zudem wird von den Betrieben erwartet, in kurzer Zeit zu reagieren und entsprechende Angebote rasch abzuschicken. Diese erhöhten Ansprüche haben natürlich Auswirkungen auf die Einsatzplanung in den Handwerksbetrieben. Denn es ist das Personal im Büro, das sich um die Personaleinsatzplanung der Handwerker kümmert, aber auch gleichzeitig die vermehrten Anfragen der Kundinnen und Kunden auffängt. Für die Einsatzplanung und die vermehrten Anfragen mussten viele Handwerksbetriebe in den vergangenen Jahren das Büropersonal aufstocken. Klar ist, je mehr Aufträge hereinkommen, desto mehr Arbeit gilt es in der Personaleinsatzplanung zu integrieren. Wer hier immer noch auf Papier und Arbeitsmappen setzt statt modernen Pesonaleinsatzplanungs-Apps, der hat viel Mehraufwand bei der Einsatzplanung seiner Handwerker, im schlimmsten Fall entgeht demjenigen sogar potenzieller Umsatz.
Obwohl seit geraumer Zeit verschiedene digitale Hilfsmittel für die Personaleinsatzplanung im Handwerk zur Verfügung stehen, arbeiten zahlreiche Betriebe weiterhin mit sehr rudimentären Mitteln wie Tafeln und Arbeitsmappen. Bei einer solch analogen Einsatzplanung der Handwerkerinnen und Handwerker behält man nur schwer den Überblick. Zudem heisst es viel Zeit investieren, um die Einsatzplanung im Handwerksbetrieb allzeit aktuell zu halten. Es kommen schliesslich kontinuierliche Änderungen herein. Mal ist ein Mitarbeiter krank, mal braucht eine Kundin sofort Hilfe. Diese kurzfristigen Ereignisse gilt es schnellstmöglich in die Personalseinsatzplanung im Handwerksbetrieb zu integrieren. Schneller und effizienter als mit Papier oder Tafel geht die Personalplanung im Handwerk mit Personaleinsatzplanungs-Apps sowie durchdachten Excel- oder Google-Sheets-Tabellen.
Bei den Exceltabellen sind die Vorteile klar. Die Lösung ist günstig, die Standard-Software quasi jedermann (und Frau) vertraut. Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Büro müssen zwar die Änderungen auch hier händisch eingeben, behalten aber bei der Personalplanung ihres Handwerksbetriebes gut die Übersicht. Ausserdem haben sie die Möglichkeit, die Einsatzpläne direkt mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen. Wer sich jedoch noch mehr Funktionen wünscht, der sollte sich Personalplanungs-Apps genauer ansehen. Denn hier profitieren die Betriebe nicht nur von einer besonders effizienten und übersichtlichen Personaleinsatzplanung. Ausserdem bieten solche Handwerker Apps Dokumentationsfunktionen für die Aufträge, was auch den restlichen Verwaltungsaufwand erleichtert. Werden Informationen aktualisiert, zum Beispiel bei der Personalplanung der Handwerker, dann werden die betroffenen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter direkt benachrichtigt.
Hier einige Beispiele für die Personaleinsatzplanung mit einer App aus verschiedenen Gewerken: Personalplanung Elektroinstallation, Personalplanung im SHK
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