Häufige Fragen und Antworten zum digitalen Auftragsbuch
Welche Vorteile hat das digitale Auftragsbuch?
Das digitale Auftragsbuch bringt mehrere Vorteile mit sich: Unternehmen steigern ihre Effizienz, senken Kosten durch Prozessautomatisierung, sparen Zeit und minimieren Fehlerquellen. All das stärkt letztlich auch die Kundenbindung.
Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?
Je nach Art des Auftrages müssen verschiedene Informationen in die Auftragsbestätigung. In jedem Fall enthalten sein müssen: Adressen vom Auftraggebenden auf Auftragnehmenden, Datum, Art und Umfang der Leistung, Preis der Arbeit, Gesamtpreis, Terminbestätigung, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt.
Der Sinn eines Auftragsbuches ist die Organisation eingehender, ausgehender und bestehender Aufträge. Idealerweise sollte Ihr Auftragsbuch:
- Alle wichtigen Daten sammeln
- Aufträge auflisten
- Aufträge gliedern
- Einzelaufträge zu Sammelaufträgen zusammenfassen
- Den Bearbeitungsstand anzeigen
- Zahlungsinformationen enthalten
Das Problem beim analogen Auftragsbuch: Neuerungen, Fehler oder Anpassungen müssen mühselig korrigiert und angemerkt werden. In der dadurch entstehenden Zettelwirtschaft verlieren Sie und Ihre Mitarbeitenden schnell den Überblick. Das digitale Auftragsbuch schafft da Abhilfe.
Digitale Prozesse sollen der Handwerkerin oder dem Handwerker einerseits die Arbeit erleichtern, dadurch andererseits aber auch den Service für Ihre Kundinnen und Kunden perfektionieren. Auch das digitale Auftragsbuch bringt einige Vorteile mit sich.
Mehr Effizienz
Schluss mit der Zettelwirtschaft: Durch das digitale Auftragsmanagement haben Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit und von überall Zugriff auf alle Auftragsdaten. Das vereinfacht nicht nur den Arbeitsprozess, sondern auch die Kommunikation.
Weniger Kosten
Durch die Automatisierung des Auftragsmanagements werden Kapazitäten für andere Aufgaben frei. Sie und Ihr Unternehmen sparen so nicht nur Kosten, sondern können sich wieder auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren: das Handwerk.
Mehr Zeit
Die Suche nach Unterlagen und Informationen ist zeitaufwändig und Probleme sind dabei vorprogrammiert. Mit dem digitalen Auftragsbuch sind alle wichtigen Unterlagen immer an einem Ort. Sie und Ihre Mitarbeitenden können alle Daten jederzeit abrufen. Das spart Zeit und Nerven.
Weniger Fehler
Insbesondere dann, wenn mehrere Menschen an einem Projekt arbeiten, sind Fehler ganz normal. Eine Software kann solche Fehler zwar nicht eliminieren, durch gespeicherte Datenfelder aber frühzeitig entdecken. Beispiel: Systeme erkennen eine falsch eingetippte IBAN sofort.
Mehr Kundenbindung
Von genauerer und effizienterer Auftragsplanung profitieren nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Kundinnen und Kunden. Schnellere Rückmeldungen, exakte Abläufe, mehr Vertrauen: Das stärkt die Kundenbindung.1
Ein Auftrag ist eingegangen, jetzt muss dieser korrekt bestätigt werden. Wichtig: Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung, in der Sie sich bereit erklären, die bestellte Leistung zu erbringen.
Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?
Eine Auftragsbestätigung ist immer dann nötig, wenn Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden ein freibleibendes Angebot gemacht haben. Das heißt: Angaben wie Menge oder Preis sind unverbindlich, weil beispielsweise Materialkosten stark schwanken. Ein freibleibendes Angebot ist nie rechtlich bindend. In anderen Fällen ist eine Auftragsbestätigung nicht zwingend nötig, aber doch sinnvoll, weil sie die Rahmenbedingungen für den Auftrag sichert.
Ist die Auftragsbestätigung bindend?
Eine Auftragsbestätigung ist nicht automatisch bindend. Erst dann, wenn auch der Kunde eine Willenserklärung abgegeben hat, ist ein Kaufvertrag entstanden. Das tut er zum Beispiel durch das Annehmen des Angebots.
Was muss in die Auftragsbestätigung?
Feste Vorlagen für eine Auftragsbestätigung gibt es nicht. Enthalten sein sollten aber:
- Titel „Auftragsbestätigung”
- Daten der Kundin oder des Kunden
- Firmendaten
- Datum
- Bezeichnung, Menge und Preis der Leistung
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Zahlungsbedingungen
- Gerichtsstand
- Eigentumsvorbehalt
Eine Unterschrift von Ihnen oder Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden ist übrigens nicht verpflichtend.2
Auftragsbestätigung: eine Vorlage
Der Text zu Ihrer Auftragsbestätigung könnte in etwa so aussehen:
Einleitung:
- „Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde”
- „Ich freu mich über Ihren Auftrag”
- „Hiermit bestätige ich Ihren Auftrag”
Organisatorisches:
- „Die Bearbeitung wird bis XX abgeschlossen”
- „Der voraussichtliche Liefertermin ist der XX”
Grußformel:
- „Vielen Dank für Ihr Vertrauen”
- „Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung”
Interessiert am digitalen Auftragsbuch? Dann muss eine geeignete Software oder eine Handwerker-App her. Das Problem: Jeder Handwerksbetrieb ist so individuell wie die jeweiligen Software-Anbieter. Deshalb müssen Unternehmerinnen und Unternehmer vor allem eines tun, wenn es um die passende Software geht: testen. Denn nur, wenn die Software auf Herz und Nieren prüft, wissen Sie nachher auch genau, ob diese zum eigenen Unternehmen passt. Nutzen Sie deshalb die Testzugänge aller Anbieter, die für Sie infrage kommen und binden Sie auch Ihre Mitarbeitenden ein. Kommen im Testzeitraum Fragen auf, wenden Sie sich mit diesen an den Anbieter. Spielen Sie alle gängigen Prozesse durch. Wenn Ihnen die Software das Arbeiten erleichtert, haben Sie womöglich die Passende gefunden.3
Auftragsplanung mit der Meisterwerk App
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